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Match Responsibility & Agreement for families

Updated March 25, 2021

 

During the first year of the match, I, as parent or legal guardian and said child are required to have a live conversation with our Match Support Specialist (Case Manager) at least once a month via phone or in person. Once the match reaches a year mark, I will be required to have live conversations on a quarterly basis. These contacts are required as long as the child is an active participant of the program. 

During these conversations:

  • My Match Support Specialist will ask me a series of questions to assess the status of my match
  • I am encouraged to share any concerns and ask my Match Support Specialist any questions I may have in regards to the match
  • My Match Support Specialist will review with me the details of the child’s Youth Outcome Development Plan, which is designed for the child and his/her mentor to work on in order to develop areas of growth for the child 
  • My Match Support Specialist will regularly discuss the child’s progress to reaching YODP goals 
  • I am required to update any changes in contact information with my Match Support Specialist


I am required to have a live conversation with my Match Support Specialist within 10 days of their first attempt to contact me, in order to maintain my match in good standing with the agency. If I do not have a conversation with my Match Support Specialist within those 10 days, I will receive emails, texts, and letters via mail indicating that I have a live conversation pending. If I fail to respond to these attempts, or for other reasons, the child’s match may be terminated.

In addition, as a parent/guardian I commit to: 

  • Allow the child to meet with his/her Big 2 to 4 times a month
  • Not allow the child to take friends or family members on outings for the first 6 months of the match
  • Not allow the child to go over to their Big’s home for the first 6 months of the match
  • Never allow any overnight outings between Big and Littles including any associated family members.


We fully understand our responsibilities as a participant in the program and agree to adhere to all of the above requirements and guidelines set forth by Big Brothers Big Sisters of Orange County of the Inland Empire. We understand that the child’s match may be terminated if we do not adhere to the above requirements and guidelines or for other reasons. By signing below, I certify on behalf of myself and the child that we have read, understand and agree to comply with all rules and regulations set forth herein and as otherwise provided by Big Brothers Big Sisters of Orange County of the Inland Empire.

Responsabilidad de la Amistad y el acuerdo para el padre/guardián

Durante el primer año de la Amistad, Yo, como padre o guardián y dicho niño están obligados a tener una conversación en vivo con su Especialista en Apoyo y Amistad (Administrador del Caso) por lo menos una vez al mes por teléfono o en persona.  Cuando la Amistad cumpla un año, será necesario tener conversaciones en vivo cada tres meses.  Estos contactos son requeridos como participante activo del programa. Durante estas conversaciones:

  • Mi Especialista en Apoyo y Amistad me hará una serie de preguntas para evaluar el estado de la Amistad.
  • Soy alentada/o a compartir cualquier preocupación y preguntar a mi Especialista de Apoyo y Amistad cualquier pregunta que pueda tener en relación a la amistad.
  • Mi Especialista en Apoyo y Amistad revisará conmigo los detalles del Plan de Resultado de Desarrollo Juvenil del niño/a, que está diseñado para el niño/a y su mentor/a trabajen en él y así desarrollar áreas de crecimiento para el niño/a.  
  • Mi Especialista en Apoyo y Amistad regularmente me hablará de las áreas de avance del niño/a en su meta de PRDJ (Plan de Resultado de Desarrollo Juvenil).
  • Estoy obligado a actualizar cualquier cambio en la información de contacto con mi Especialista de Apoyo y Amistad.


Es mi obligación de tener una conversación en vivo con mi Especialista de Apoyo y Amistad durante los primeros 10 días de su intento de ponerse en contacto conmigo.  Para así mantener mi Amistad en buen estado con la Agencia. Si no tengo una conversación con mi Especialista de Apoyo y Amistad durante esos 10 días, recibiré correos electrónicos, mensajes de textos y correspondencia por el correo indicando que tengo una conversación en vivo pendiente.  Si fallo a estos intentos, u por otras razones, mi Amistad puede ser finalizada.


Además, como padre o guardián me comprometo a:

  • Permitir al niño/a reunirse con su Mentor 2 o 4 veces al mes.
  • No permitir que el niño/a lleve amigos o familiares en las salidas.
  • No permitir que el niño/a vaya a la casa de su Mentor durante los primeros 6 meses de la Amistad.
  • Nunca permita salidas nocturnas entre Big y Littles, incluidos los miembros de la familia asociados.


Comprendemos plenamente nuestras responsabilidades como participante en el programa y aceptamos adherirnos a todos los requisitos mencionados anteriormente por Big Brothers Big Sisters del Condado de Orange y del Inland Empire.  Entendemos completamente nuestras responsabilidades como participantes que la Amistad del niño puede ser finalizada si no nos adherimos a los requisitos o por otras razones. Al firmar a continuación, certifico en nombre de mí y del niño/a que hemos leído, entendemos y aceptamos cumplir con todas las reglas y reglamentos establecidos en el presente y como se estipula de otra manera por Big Brothers Big Sisters of Orange County of the Inland Empire.

Virtual Match Outing Agreement for Parent/Child

With the current Shelter-in-Place executive order from Governor Newsom in effect until further notice as a response to the COVID-19 pandemic, Big Brothers Big Sisters of Orange County and the Inland Empire is offering new matches the opportunity to proceed with the enrollment process through Virtual Match Meetings. These match outings will utilize phone calls, video chats, social media apps, writing letters, and other non in-person means of staying connected until such time as the Shelter-in-Place order is lifted. New matches made under this agreement through Virtual Match Meetings are only permitted to connect through virtual contacts until the Shelter in Place order is lifted. Your Match Support Specialist will meet in person with parent/ guardian, Little and Big prior to the first in-person outing. 

This agreement provides additional details that outline the expectations associated with virtual match outings. These rules will help all match parties know what to expect and have confidence moving forward in a new match relationship in addition to our Traditional Program Policies that all participating Bigs, Littles and Parent/Guardian agree to upon enrolling in the program. 

If you have any questions, please let your Match Support Specialist know. We realize this is an unprecedented time and we are committed to working alongside you to make your match a success and ensure virtual mentoring helps our kids stay connected and supported. We will tackle any unknown as it arises, as long as you keep us informed. 


PARENTS/ GUARDIANS 

Below are the responsibilities you are agreeing to follow until the Safer at Home order is lifted and the State of California indicates citizens are able to interact in-person again. We ask that you monitor and approve any digital platforms the mentor and you are comfortable with. Please discuss with your MSS or Big what you feel comfortable with and greet the volunteer before your child and Big connect virtually.

Parents are encouraged to have their child participate via a location that is quiet and free of distraction, to the extent possible. Other individuals in the home are not permitted to participate in the outing  other than reasonable adult supervision of the student. All individuals shall comply with relevant BBBSOCIE policies, including but not limited to those concerning the confidentiality of participant records and acceptable use of computer systems.

  1. Ensure your child has Wi-Fi or internet capabilities
  2. Ensure your child has the appropriate technology, materials and equipment to participate in the activities you and the Big agree on.
    a. i.e. Computer, tablet, phone, paper, etc.
  3. Ensure your child is communicating with his or her Big at least 10 minutes a week aside from the weeks with regular scheduled outings.
  4. Create a schedule of outing dates and times with your child and his/her Big
  5. Communicate with your child’s Big if meetings need to be rescheduled
  6. Ensure your child is in a common area or room with doors open when he/she is communicating with their Big online
    a. Child safety is our number one priority. As our partner in your child’s match , we encourage you to continue to take all necessary precautions to ensure your child’s internet and communication safety.
  7. Ensure your child is virtually meeting with his or her Big for as long as the Shelter in Place order is in effect.
    a. Once the Shelter in Place order is lifted, your Match Support Specialist will meet in person with parent/ guardian, Little and Big prior to the first in-person outing.
  8. Agree and allow Big and your child to follow BBBSOCIE’s guidelines and tips for ways to connecting depending on Little’s age (See last page of this form) 

Acuerdo de Salida Virtual para la Amistad

Por la orden del gobernador Newsom, de quedarse en casa, en efecto hasta nuevo aviso como respuesta a la pandemia del COVID-19, Big Brothers Big Sisters de Orange County y el Inland Empire está ofreciendo la oportunidad a  nuevas amistades de continuar con el proceso de inscripción via Citas de Amistad Virtuales. Estas salidas de amistad utilizarán llamadas de teléfono, video llamadas, aplicaciones de redes sociales, escribir cartas, y otros modos de comunicación no en persona, hasta que la orden de quedarse en casa sea removida. Nuevas amistades hechas bajo estos términos de Citas de Amistad Virtuales solo permitirán tener contacto virtual hasta que la orden de quedarse en casa sea removida. Su Trabajador(a) se reunirá en persona con el padre/la madre/guardián, Little y Big antes de la primera salida en persona. 

Este acuerdo provee un resumen detallado de las expectativas relacionadas a las salidas de la amistad virtual. Estas reglas ayudarán a todos los participantes de cada amistad saber qué esperar y tener la confianza de continuar en una nueva amistad, adicionalmente a las pólizas del Programa Tradicional que todos los Bigs, Littles y padre/madre/guardián aceptan al inscribirse al programa.

Si tiene alguna pregunta, por favor comuníquese con su trabajador(a). Nos damos cuenta estos son tiempos sin precedente y estamos comprometidos a trabajar con usted para hacer que su amistad triunfe y garantizar la mentoría virtual ayude a sus hijo(a)s estar conectados y apoyados. Abordaremos lo desconocido como se aparezca, mientras nos mantenga informados.


PADRES/GUARDIANES

Abajo están las responsabilidades que usted acepta seguir hasta que la orden de quedarse en casa sea removida y el estado de California indique que sus ciudadanos puedan una vez más interactuar en persona. Le pedimos que usted supervise y apruebe cualquier plataforma digital que usted y el mentor estén cómodo usando. Por favor hable con su trabajador(a) o Big sobre la forma de comunicación con la cual usted esté cómodo y salude al voluntario antes que su hijo(a) se conecte virtualmente con el Big.    

Animamos a los padres que su hijo(a) esté en un lugar callado y libre de distracciones, lo más que se pueda. No es permitido que otras personas en el hogar participen en las salidas, aparte de un adulto supervisando al niño(a). Todos los participantes deberán cumplir con pólizas relevantes con BBBSOCIE, incluyendo pero no limitando a los que concierne la confidencialidad de los archivos de los participantes y el uso de los aceptables sistemas de computadora.  

  1. Asegúrese que su hijo(a) tiene Wi-Fi o la capacidad de internet.
  2. Asegúrese que su hijo(a) tiene la tecnología adecuada, materiales y equipo para participar el la actividad que usted y el Big acuerden.
    Ejemplo: computadora, tableta, telefono, papel, etc.
  3. Asegúrese que su hijo(a) se esté comunicando con su Big al menos 10 minutos cada semana que no tengan salidas virtuales programadas.  
  4. Haga un calendario de salidas con fechas y horas con su hijo(a) y su Big. 
  5. Comuníquese con el Big de su hijo(a) si la salida tiene que ser reprogramada. 
  6. Asegúrese que cuando su hijo(a) se comunique con su Big por internet, esté en la sala o en un cuarto con puertas abiertas.
    a. Nuestra prioridad primera es la seguridad de los niño(a)s. Como nuestro compañero(a) en la amistad de su hijo(a), lo animamos a continuar tomando todas las precauciones necesarias para asegurar la seguridad de su hijo en el internet y comunicación.   
  7. Asegúrese que su hijo(a) se reuna virtualmente con su Big por el tiempo que la orden  de quedarse en casa está en efecto.
    a. Cuando la orden de quedarse en casa sea removida, su trabajador(a) se reunirá en persona con el padre/la madre/guardián, Little y Big antes de la primera salida en persona.
  8. Este de acuerdo y permita al Big y su hijo(a) seguir las indicaciones y consejos de BBBSOCIE para conectarse de diferentes maneras dependiendo de la edad del Little (vea la última página de esta forma).